Libros contables

Definición

Los libros contables son archivos o documentos en los que se registra la información financiera y económica de una empresa. Esto abarca todas operaciones realizadas durante un período de tiempo determinado.

De esta manera, su principal función consiste en llevar registros contables de manera ordenada y cronológica. Además, permiten extraer información financiera específica de la empresa, con el fin de conocer el balance general en algún momento determinado o realizar tramitaciones ante las entidades del Estado que correspondan.

Los libros contables deben presentarse de manera periódica ante las instituciones mercantiles correspondientes para su legalización y en la mayoría de los casos deben ser conservados durante 6 años o más.

Características

Las principales características de los libros contables son las siguientes:

• Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.
• Registran información contable y financiera pertinente.
• Se componen por anotaciones que se llaman asientos contables. Estos se realizan en orden cronológico.
• La información se asienta de manera sistemática.
• Tienen carácter legal.
• En la actualidad pueden llevarse en papel o de forma digital.

Tipos

De acuerdo con su obligatoriedad, los libros contables pueden ser obligatorios o voluntarios.

Libros contables obligatorios

• Libro diario: en este se lleva el registro de las diferentes operaciones económicas llevadas a cabo por la empresa en el día a día. Cada registro debe obedecer un estricto e inequívoco orden cronológico. Los datos reunidos en este libro son posteriormente trasladados al mayor, y son indispensables para la consecuente realización de los estados financieros al final del ejercicio.
• Libro de inventarios y balances: este libro se abre con el balance e inventario inicial detallado de la empresa y luego debe ser actualizado por lo menos cada trimestre. Para ello, se registran los balances de sumas y saldos del período. Además, al finalizar el ejercicio económico deben asentarse el balance e inventario final, la cuenta de resultados, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria.
• Otros libros contables obligatorios: adicional a los ya mencionados, se pueden encontrar otros libros igualmente obligatorios, como el libro de caja y bancos, libro de registro de ventas, registro de compras, registro de activos, libro de actas, entre otros. Estos pueden variar de un país a otros, o bien aplicarse solo en algunos rubros económicos.

Libros contables voluntarios

• Libro mayor: este libro refleja todas las operaciones económicas ejecutadas y registradas en el libro diario, a lo largo de un ejercicio económico. De esta forma, permite conocer en todo momento el saldo y las operaciones registradas. Todos los registros asentados en el libro diario pasan a su vez al libro mayor.
• Libros auxiliares: estos se diferencian de los anteriores porque son opcionales y se emplean en la medida en que la magnitud de las necesidades y las políticas de las empresas lo demanden. Es decir, se trata de registros alternativos que facilitan la gestión financiera de la organización en cuestión.

Importancia

Los libros contables desempeñan un papel esencial en la gestión de cualquier organización, ya que su correcto uso permite tomar decisiones financieras oportunas y llevar a cabo una estructura en las finanzas. Por lo tanto, son el fundamento de la contabilidad de una empresa.

Por otro lado, los registros contables son esenciales para determinar la rentabilidad de una organización porque permiten medir la cantidad de dinero que entra y que sale, y definir así las deudas existentes.

Finalmente, los libros contables reúnen ordenadamente toda la información referente a la situación financiera de una empresa, de modo que favorecen la toma de decisiones acertadas y propicias para mantener la estabilidad y el crecimiento, y definen aquellos ajustes necesarios para corregir el rumbo.

Ejemplo

Para entender mejor el concepto de libro contable, veamos como ejemplo un libro diario: