Nota de débito

Definición

Una nota de débito es un documento contable mediante el cual se notifican modificaciones que requieren el ajuste de valores liquidados y que son originados en errores o variaciones de las condiciones inicialmente establecidas, generando un mayor valor del ingreso para quien las emite.

Este documento se utiliza cuando las empresas requieren notificarles a los clientes el débito o aumento del valor a pagar de una suma determinada, cuyos detalles se especifican en el contenido de la nota débito.

Desde el punto de vista de la empresa, las notas de débito representan un ingreso o un valor mayor a recibir, mientras que las notas de crédito representan un egreso.

Desde el punto de vista de los clientes, las notas de débito representan un egreso o un mayor valor a pagar, mientras que las notas de crédito representan un ingreso o un menor valor a pagar.

Características

Las principales características de la nota de débito son las siguientes:

• Es un documento contable de ajuste que modifica el valor de la cuenta.
• Significa un ingreso o un mayor valor para quien la emite.
• Debe contener información detallada de la transacción incluyendo nombres, número de identificación, fecha, número de factura, descripción del ajuste, valor, cantidad.
• Constituyen un soporte de apoyo para el registro de las modificaciones de las cuentas contables.
• Significan un ingreso o un mayor valor a recibir para las empresas.
• Significan un egreso o un mayor valor a pagar para los clientes.
• Son emitidas por quien expidió la factura.
• Corrige errores o inexactitudes de la facturación.
• Debe estar asociada a la factura que genera el ajuste.

Ejemplos de uso

Algunos ejemplos de nota de débito son los siguientes:

• Cuando los bancos cargan cobros a los clientes por concepto de gastos financieros, tales como cobro de comisiones, chequeras, gravámenes.
• Cuando la empresa le liquida al cliente valores adicionales a pagar por conceptos como intereses de mora por pagos extemporáneos, errores en la liquidación de los valores inferiores en la factura y otros ajustes que aumentan el valor.
• Gastos no facturados como fletes, seguros, acarreos, transportes.
• Anulación de una nota crédito emitida.
• Motivos adicionales que generan un aumento del valor a cobrar.