Orden de compra

Definición

Una orden de compra es un documento mercantil con el cual se deja constancia de la operación comercial que se pretende llevar a cabo, y mediante la cual se solicitan productos al vendedor detallando precios, cantidades, referencias, fechas, etc.

Al poseer legalidad, este tipo de documento se utiliza para acreditar el vínculo mercantil entre un vendedor y comprador.

Las órdenes de compra permiten tener registro y control de las partes involucradas, ya que son documentos en los que se describe de manera detallada lo pactado. De esta manera, un comprador puede corroborar mediante la orden de compra que lo acordado en dicho documento se concrete de manera satisfactoria. Por otro lado, el vendedor puede garantizar mediante este documento que los productos suministrados corresponden a lo previamente solicitado.

Características

Las características principales de una orden de compra son las siguientes:

• Permite llevar un control y registro de las operaciones acordadas.
• Posee validez legal.
• Dependiendo del tipo de orden de compra, pueden otorgar garantías a los vendedores cuando estas son pactadas para entregas sucesivas.
• Permite conocer detalladamente una posible operación mercantil o una operación mercantil concretada.
• Ofrece garantías a las partes con respecto a precios, referencias, etc.
• Permite ahorrar tiempo en el proceso de compra.

Elementos

Los principales elementos que contiene una orden de compra son los siguientes:

• Bien o servicio solicitado: relación de bienes o servicios solicitados, detallando referencias, cantidades y precios.
• Proveedor: datos del proveedor, tales como nombre de la organización, apellidos, nombres comerciales o razón social, teléfonos, dirección, código de identificación ante la entidad tributaria de dicho país (RUT, RFC…), entre otros.
• Cliente: datos del comprador como nombre, teléfono, apellidos, nombres comerciales o razón social, etc.
• Fecha.
• Método de pago: transferencia bancaria, pago en efectivo, cheque, pagaré, etc.
• Método de entrega: envíos por medio de organizaciones externas, domicilios, etc.
• Valores de venta: valores unitarios de los bienes, valores totales, valor de impuestos, importe total de la operación, valores de envío, entre otros.

Tipos

Los principales tipos de órdenes de compra son los siguientes:

• Orden de compra abierta: aquella cuya vigencia expira cuando su emisor decide cancelarla por determinados motivos, por ejemplo precios de bienes o servicios más altos de lo acordado, no disponibilidad de productos, entre otros.
• Orden de compra concertada: aquella donde los precios no se establecen por la oferta y demanda, sino por un acuerdo entre las partes.

Ejemplos

Situaciones de uso

A continuación se describen algunas situaciones en las que se evidencia el uso de las órdenes de compra:

• Un comprador quiere adquirir diferentes productos a una empresa proveedora de bienes para la carpintería, pero el comprador se encuentra imposibilitado para ir personalmente a realizar la transacción; por lo tanto, decide emitir una orden de compra y enviársela a la tienda para que le suministren los bienes requeridos.
• Un cliente emitió a un proveedor una orden de compra solicitando diferentes productos para el cuidado facial, y este realizó el envío de manera exacta a lo solicitado. Al cabo de un par de días el cliente envió una queja porque no recibió uno de los productos solicitados. Ante esta situación el proveedor constató que el pedido fue remitido correctamente acorde a la orden de compra recibida, por lo tanto, la queja del cliente fue respondida de manera amena, aclarando que en la orden de compra no estaba incluido el producto que mencionaba en su queja.

Ejemplo de orden

A continuación se observa un ejemplo en formato PDF de una orden de compra: