Plan de contingencias

Definición

Un plan de contingencias es un documento escrito que detalla las acciones que debe realizar una organización ante ciertos acontecimientos poco probables, pero posibles. Por ejemplo, el incendio de su fábrica, la inundación de las instalaciones, el paro de actividades por protesta laboral de sus empleados, entre otros.

En las empresas, este forma parte del plan de negocios, debido a que es requerido por los inversionistas porque permite reducir el riesgo y aminorar el efecto potencial en los empleados, los clientes y la salud financiera del negocio, en caso de una catástrofe.

En definitiva, su propósito es anticiparse a los potenciales riesgos y planear las respuestas y los manejos de la empresa en el caso de que ocurran eventos específicos.

Realización

El plan de contingencias puede variar de acuerdo con la naturaleza del negocio. Su elaboración consta de 6 pasos:

1. Evaluación y atenuación: la planeación anticipada ayuda a determinar el nivel de riesgo. El plan para manejar desastres debe anticipar cómo enfrentar diferentes eventos (corte de energía, fallas en el software, delitos contra redes y computadoras, conflictos laborales, actos terroristas, entre otros). Asimismo, deben describirse los procedimientos a seguir en cada caso y la asignación de responsables.
2. Planes de respuesta y recuperación: una vez examinadas las amenazas potenciales, deben emprenderse las acciones de respuesta y recuperación. Deberá ponerse atención en las áreas que permiten que la empresa funcione (instituciones financieras, instalaciones y equipos, seguros, clientes, empleados, etc). Es necesario preparar protocolos de comunicación con clientes y empleados para informar lo que le ha sucedido al negocio, hacer una cita con la aseguradora para ver qué eventos cubre la póliza o, por ejemplo, preservar registros del área financiera del negocio, a modo de backup, en un lugar remoto.
3. Proceso de evaluación de daños: el plan debe incluir hojas de Excel para documentar el daño y entenderlo claramente, de modo que el reclamo a la aseguradora sea adecuado y exacto. Debe incluirse el inventario, los equipos y otros activos.
4. Procedimientos de salvamento: parte del acuerdo con la aseguradora dependerá del esmero en documentar los esfuerzos para salvar el inventario, los equipos, los componentes y el edificio. En algunos casos, la aseguradora propondrá reparar en lugar de reemplazar los artículos afectados.
5. Planes de rehabilitación: de acuerdo con la magnitud del daño, pueden existir restricciones que obstaculicen el inicio de la reconstrucción o rehabilitación (servicio suspendido de agua, electricidad, gas, teléfono). Por ello, el plan debe describir el nivel de soporte para las necesidades físicas, emocionales y psicológicas del personal y sus familias.
6. Plan de recuperación de desastre: el inconveniente más grande después de un desastre consiste en contar con la capacidad para reanudar las operaciones y garantizar la continuidad del negocio. Esto contempla toda la información, las instalaciones y la infraestructura de suministros del negocio (sistemas computacionales, equipo, mobiliario, edificios, etc.).

Ejemplo

A continuación se muestra un ejemplo de un plan de contingencias:

• Plan de contingencias del Instituto tecnológico de Sonora.