Organización formal

Definición

Una organización formal es una estructura planeada y diseñada deliberadamente para lograr objetivos específicos.

Este tipo de organización está caracterizada por la presencia de reglas y procedimientos establecidos, así como por una jerarquía clara de autoridad y responsabilidad.

En una organización formal, las relaciones entre los miembros están definidas por roles y funciones específicas, y la comunicación sigue líneas preestablecidas.

Características

Algunas características clave de una organización formal incluyen:

• Estructura organizativa: la organización tiene una estructura formal que define las relaciones entre los diversos niveles jerárquicos y las unidades organizativas.
• Roles y responsabilidades: cada miembro de la organización tiene roles y responsabilidades claramente definidos. Estos roles están alineados con los objetivos y funciones de la organización.
• Jerarquía: existe una jerarquía clara que indica la cadena de mando y la autoridad. Los niveles jerárquicos van desde la alta dirección hasta los niveles operativos.
• Normas y procedimientos: e establecen normas, políticas y procedimientos para guiar el comportamiento y las acciones de los miembros de la organización. Esto ayuda a mantener la consistencia y la eficiencia en las operaciones.
• Comunicación formal: la comunicación sigue canales formales y se rige por protocolos establecidos. Las decisiones y la información fluyen a través de las líneas de autoridad y canales específicos.
• Objetivos organizacionales: la organización formal se crea con el propósito de alcanzar objetivos específicos y cumplir con su misión.

Estructura organizativa

La estructura organizativa se refiere al marco o esquema que establece cómo se dividen, organizan y coordinan las tareas, funciones y responsabilidades dentro de una organización. Este marco define la jerarquía de autoridad, los niveles de gestión y las relaciones formales entre los diferentes componentes de la organización. Algunos elementos clave de la estructura organizativa incluyen:

• Jerarquía organizativa: la jerarquía establece la cadena de mando desde la alta dirección hasta los niveles operativos. Cada nivel tiene funciones y responsabilidades específicas, y los empleados informan a sus superiores respectivos.
• Departamentalización: las organizaciones dividen sus actividades en departamentos o unidades funcionales con base en la naturaleza de las tareas. Esto puede incluir departamentos como producción, marketing, recursos humanos y finanzas.
• Autoridad y responsabilidad: la estructura define la autoridad y responsabilidad de cada posición. La autoridad se refiere al poder de tomar decisiones, mientras que la responsabilidad se relaciona con la obligación de rendir cuentas por las acciones y resultados.
• Centralización o descentralización: la centralización implica que las decisiones clave se toman en la cúspide de la jerarquía, mientras que la descentralización distribuye el poder de toma de decisiones a través de diferentes niveles.
• Líneas de comunicación: la estructura establece las rutas formales de comunicación. Las líneas de comunicación pueden ser verticales (de arriba hacia abajo y viceversa) y horizontales (entre departamentos o unidades equivalentes).
• Especialización: define el grado de especialización de funciones y roles dentro de la organización. Puede haber empleados generalistas que realizan una variedad de tareas o especialistas enfocados en tareas específicas.
• Coordinación: la estructura organizativa busca facilitar la coordinación efectiva entre las diversas partes de la organización para lograr los objetivos establecidos.
• Cultura Organizativa: la estructura también influye en la cultura de la organización al establecer normas y valores compartidos.

Ejemplos

• Corporación multinacional: una corporación multinacional típicamente opera con una estructura organizativa formal. Puede tener una jerarquía claramente definida, con departamentos especializados como marketing, finanzas, recursos humanos y producción. La comunicación sigue canales formales, con reuniones regulares, informes y políticas establecidas.
• Hospital: en un entorno hospitalario, la organización formal es esencial para la prestación de servicios de atención médica eficientes y seguros. Existen departamentos específicos, como emergencias, cirugía y enfermería, cada uno con roles y responsabilidades claramente definidos. Los protocolos de seguridad, los procedimientos médicos y la comunicación entre el personal médico son parte integral de la estructura organizativa.
• Gobierno municipal: un gobierno municipal sigue una estructura formal que incluye diferentes departamentos, como urbanismo, servicios públicos y educación. La administración sigue jerarquías claras, con roles establecidos para los funcionarios electos y el personal municipal. Las normas y procedimientos abarcan desde la elaboración de políticas hasta la gestión financiera y la interacción con la comunidad.
• Universidad: en una universidad, la organización formal se refleja en la estructura académica y administrativa. Hay facultades y departamentos académicos con profesores, personal administrativo y estudiantes, cada uno con funciones específicas. Los procedimientos incluyen la planificación de cursos, la evaluación del desempeño académico y la administración financiera.
• Corporación financiera: las instituciones financieras, como bancos y compañías de seguros, operan con una organización formal para gestionar las complejidades del sector financiero. Existe una jerarquía clara, con divisiones como banca minorista, banca de inversión y gestión de activos. Los procedimientos incluyen la evaluación del riesgo, la atención al cliente y el cumplimiento de regulaciones financieras.