Factura

Definición

Una factura es un documento mercantil con el cual se valida la actividad de compra o venta de un servicio o de un bien.

En la factura se enmarca la información relacionada con dicha actividad mercantil, como por ejemplo precios, fecha, datos fiscales, lugar, nombres e incluso descripciones.

Una de las funciones de la factura consiste en validar la actividad de compra-venta realizada, ya que esta posee una validez legal y por lo tanto con ella se pueden exigir garantías o reclamos, debido a que representa de manera tangible la operación realizada de manera satisfactoria por ambas partes.

Características

Las principales características de la factura son las siguientes:

• Valida la operación mercantil realizada por dos partes.
• Representa de forma tangible las operaciones mercantiles.
• Posee validez fiscal y legal.
• Al ser una prueba física y legal puede respaldar garantías, reclamaciones, devoluciones, etc.

Elementos

Las partes y elementos de una factura pueden variar según cuál sea el ente emisor. A continuación se mencionan las principales:

• Denominación de dicho comprobante de pago. (Factura).
• Numeración de la factura: número de serie con orden correlativo.
• Fecha de emisión de la factura.
• Identificación del vendedor y comprador: apellidos, nombres comerciales o razón social de los titulares.
• Dirección comercial del emisor. En algunos casos se agrega también la del cliente.
• Valores de venta: tales como valores unitarios del bien, valores totales, valor de impuestos, importe total de la operación.
• Descripción de los productos adquiridos o servicios prestados.
• Código de identificación ante la entidad tributaria de dicho país. Por ejemplo: RUT (Colombia), RFC (México), CUIT (Argentina). Varía dependiendo del país en el que se efectúe dicha actividad.

Tipos

Los principales tipos de factura son:

• Factura electrónica: documento digital cuya función es validar operaciones de compra o venta de bienes o servicios.
• Factura simplificada: documento mercantil que no posee la información completa de dicha actividad, en cambio solo contiene datos del vendedor, valores del producto y el IVA.
• Factura ordinaria: documento tangible cuya función es validar las operaciones de compra o venta de bienes o servicios.
• Factura rectificadora: documento cuya función es modificar una factura anterior, ya sea por un error en la misma o por recobrar el IVA en una factura impaga, entre otros.
• Factura recapituladora: documento mercantil que reúne varias operaciones de compra o venta de bienes y los enmarca en uno solo.
• Factura proforma: documento emitido antes de concretar una operación de compra o venta, es decir una factura sin validez legal. Se usa para dar a conocer los detalles de dicha operación. Las facturas proforma se implementan usualmente en actividades mercantiles internacionales.

Importancia

La importancia de las facturas reside en el gran valor que estas representan, ya que por sí mismas constituyen una prueba tangible con la que se puede evidenciar de manera legal y con validez fiscal una actividad de compraventa.

De la misma manera, con ellas se pueden exigir garantías o reclamos, puesto que con la factura queda constancia de la actividad mercantil realizada.