Canales de comunicación

Definición

En el ámbito organizacional, los canales de comunicación son los medios empleados para comunicarse con otras personas y compartir información. De hecho, quienes trabajan en las empresas pueden establecer una comunicación frente a frente en persona o por videoconferencia. Asimismo, es posible intercambiar información telefónicamente, por email y redes sociales.

Vale destacar que, en los entornos empresariales, es fundamental que la comunicación sea rápida, oportuna y veraz. Por ello, es necesario el empleo de canales apropiados, sobre todo cuando los mensajes con complejos. Ya que, una comunicación incorrecta traería consecuencias negativas para una asignación, proyecto, venta, etc.

Características

Los canales deben cumplir con una serie de condiciones para que la comunicación sea fluida dentro de la organización, los más destacados son:

• Formal e informal: dependerá de la información que se desee transmitir y a quién será dirigida. Entre equipos de trabajo, los canales informales como cara a cara fomentan la confianza y la armonía laboral. Cuando se trata de comunicar aspectos relativos a objetivos empresariales y tareas, es conveniente una comunicación escrita.
• Tradicionalistas o tecnológicos: con el avance de la tecnología digital han surgido muchos canales como las videoconferencias, chat, mensajerías instantáneas, etc. Sin embargo, todavía se usan los canales tradicionales como memorandos impresos en papel bond con el membrete de la compañía.
• Interactivos: permiten que la comunicación sea bidireccional, donde ambas partes participan activamente. Ya que, el intercambio de ideas y la retroalimentación mejora el entendimiento.
• Agilidad: cuando el canal es simple, fácil y confiable, la colaboración entre los trabajadores es estrecha. Además, las partes interesadas intercambian información rápidamente y con efectividad, para tomar las decisiones acertadas.
• Disponibilidad: están a mano en los horarios que se necesitan, ya las personas no tienen que esperar para intercambiar información.

Tipos

Es vital para el éxito de una compañía, una comunicación sólida, efectiva y eficiente. Existen distintos canales para comunicarse, ante diferentes situaciones y de inmediato se mencionan:

• Llamadas telefónicas: permite la comunicación interna y externa de manera rápida, efectiva y directa. En estos momentos es posible realizarlas a través de una línea telefónica tradicional y por VOIP (voz sobre protocolo de internet).
• Mailing masivo: las empresas que desean posicionar sus productos o servicios, emprenden campañas de email marketing en plataformas de Internet tales como Mailrelay. Así que, envían a una gran lista de clientes potenciales y suscriptores información, que impulsan las ventas.
• Mensajería SMS: son rápidos, discretos, sencillos y pueden usarse para comunicaciones internas y externas. Además, son perfectos para conectar con personas que no les gusta atender llamadas telefónicas.
• Redes sociales: muchas empresas utilizan redes sociales como Facebook, Linkedin, Instagram o Twitter, para darle asistencia a sus clientes.
• Mensajería instantánea: son notas directas enviadas en tiempo real a miembros del equipo de trabajo y clientes. Incluso, existen plataformas donde se pueden compartir archivos, como documentos o multimedia.
• Videoconferencia: es ideal en casos donde la compañía cuenta con equipos de trabajos locales e internacionales. Asimismo, para comunicarse con clientes de distintas áreas geográficas. Se puede emplear para efectuar videollamadas, conferencias y exposiciones.
• Chat en vivo: las empresas con sitios web implementan este canal, para darle soporte a sus clientes habituales. Incluso, los clientes potenciales acuden al chat para aclarar cualquier duda sobre el producto o servicio, antes de adquirirlo.
• Correo electrónico: es una de las comunicaciones escritas más populares que existe. Porque, permite organizar el trabajo en carpetas para llevar un registro de las comunicaciones internas y externas.

Importancia

Los entornos empresariales exitosos, en constante crecimiento, requieren canales de comunicación efectivos. Los cuales deben adaptarse a distintas situaciones y a la modalidad interna o externa de las comunicaciones, que se desean establecer.

Cabe destacar que, sin importar si es un informe anual hasta una reunión individual semanal con un miembro del equipo. En una compañía existen una gran cantidad de escenarios cotidianos de trabajos, que necesitan distintas formas de comunicación.

Incluso, los canales digitales modernos se adaptan perfectamente a reuniones a distancia. También, ahorran el envío de papelería física, son inmediatos y fáciles de utilizar.