Oficina

Definición

Una oficina es un espacio generalmente físico en el que se coordinan procesos para el desarrollo de actividades laborales, generalmente de índole administrativa, tales como archivar, redactar, organizar y gestionar tareas relacionadas con la organización.

Esta se encuentra operada por determinados individuos que con la ayuda de herramientas tecnológicas como computadoras, impresoras, calculadoras, máquinas de escribir, etc.; llevan a cabo sus debidas actividades laborales, operando como un equipo de trabajo en el cual cada persona posee un rango y un cargo específico.

La importancia de las oficinas para las organizaciones radica en el orden que esta les otorga a los procesos, puesto que mediante ellas una empresa puede poner en marcha su negocio de forma más eficaz, al estar destinadas de manera exclusiva a las labores administrativas.

A su vez, al permitir mostrar el punto de vista de sus instalaciones, la oficina proporciona una imagen adicional a la empresa, pudiendo llegar a empatizar con los visitantes si dicha oficina mantiene un ambiente de orden, limpieza, etc.

Características

Las principales características de una oficina son las siguientes:

• Es un espacio físico o virtual.
• En ella se llevan a cabo actividades laborales que por lo general son de índole administrativa.
• Forma parte de la empresa.
• La operan varios individuos.
• Está regida por una jerarquización interna.
• Permite proyectar una imagen de la empresa.
• Es de gran importancia para modelar la cultura organizacional.
• Posee herramientas tecnológicas.
• Se encuentra dirigida por el cargo más alto.

Tipos

A continuación se describen los principales tipos de oficina:

• Oficina virtual: aquella que ejecuta actividades laborales de índole administrativa, pero sin la necesidad de requerir un espacio físico en el cual operar; por el contrario, lleva a cabo dichas actividades con la ayuda de herramientas tecnológicas como el internet o los dispositivos digitales.
• Oficina automatizada: aquella que mediante la implementación de equipo moderno y personal profesionalizado, coordina esfuerzos para ejecutar las operaciones en un menor tiempo.
• Oficina ejecutiva: aquella que está posicionadas en lo más alto de la jerarquización. Esta oficina se destina a fines empresariales importantes, tales como negociaciones, gestiones, toma de decisiones, etc.
• Oficina privada: aquella en la que se opera de forma privada, es decir que sus operaciones se llevan a cabo de forma exclusiva y discreta, ya que solo participan determinados individuos con rangos o que desempeñan tareas especiales.
• Oficina abierta: aquella en la que operan varios trabajadores en conjunto. En esta oficina los individuos comparten el espacio físico porque es un lugar amplio en el cual se pueden ubicar varios puestos de trabajo.

Elementos

A continuación se describen los principales elementos de una oficina:

• Escritorio y sillas: estos son uno de los elementos más relevantes, puesto que son pilares de apoyo para desarrollar las operaciones laborales del día a día. Los mismos deben ser cómodos para adecuarse a las necesidades de los individuos, al momento de trabajar con ellos.
• Computadoras: elemento fundamental que servirá como herramienta clave al comunicarse y ejecutar operaciones. Las computadoras le permiten a la oficina desarrollar actividades en un menor tiempo y de manera más eficiente, puesto que son dispositivos multitareas.
• Implementos tecnológicos: este elemento comprende los teléfonos, las impresoras, las calculadoras, las máquinas de escribir. Su ayuda en la ejecución de tareas es fundamental para mejorar la eficiencia de las mismas.
• Muebles clasificadores y de registro: estos muebles son de gran importancia para las labores de registro y clasificación de documentos físicos y libros.
• Lámparas: las lámparas permiten la correcta iluminación de los espacios de la oficina. Estas le otorgan mayor visión a los individuos, de modo que desarrollen las actividades diarias de una manera más confortable.
• Implementos de papelería: comprende todos los utensilios empleados de forma diaria en las oficinas, tales como lápices, lapiceros, hojas de papel, clips, carpetas, grapadoras, marcadores, cuadernos, libretas, entre otros.

Ejemplos

Los siguientes son algunos ejemplos de oficina:

• El área de Recursos Rumanos de la empresa RG se encuentra ubicada en la sección C del edificio 1. Este espacio corresponde a una oficina abierta en la cual desarrollan sus labores todos los empleados de dicha área.
• La oficina de la gerencia se encuentra ubicada en el décimo piso de la oficina principal. Este espacio corresponde a la oficina privada del gerente de la multinacional.
• Andrés trabaja en el cargo de atención al cliente en un Call Center, cuyas labores las realiza en un espacio desde la sala de su casa, el cual está dispuesto para tal fin. Este espacio que ha adecuado en su casa para ejecutar su teletrabajo corresponde a su oficina.