Licitación

Definición

Una licitación es una operación mediante la cual la administración pública da a conocer el requerimiento de un bien o servicio específico, cuya contratación del proveedor se realiza a través de una convocatoria realizada por la empresa para ejecutar el servicio o suministrar el bien requerido.

La convocatoria se lleva a cabo con ciertos requisitos que las empresas interesadas deben cumplir si desean postularse. La información referente a las licitaciones se publica en el perfil de la entidad contratante o puede anunciarse en un boletín determinado.

La licitación es uno de los elementos que conforman el proceso de contratación pública, y su importancia radica en la identificación oportuna de las posibles opciones de oferentes que pueden llevar a cabo proyectos determinados de interés general. Dichos proyectos a su vez son financiados directamente por el Estado; por lo tanto, la transparencia y la correcta elección de una empresa eficaz tiene un alto nivel de repercusión en el proceso contractual y legal.

Tipos

A continuación se mencionan los principales tipos de licitaciones:

• Licitación pública: proceso mediante el cual se busca adquirir bienes o servicios mediante la publicación de un anuncio en el cual se especifican las condiciones y requisitos para participar en la licitación.
• Licitación privada: proceso similar a la licitación pública, pero se lleva a cabo entre un grupo limitado de proveedores preseleccionados.
• Licitación abierta: proceso en el cual cualquier proveedor interesado puede presentar una oferta para participar en la licitación.
• Licitación por invitación: proceso en el cual se invita a un grupo selecto de proveedores a presentar una oferta para participar en la licitación.
• Licitación restringida: proceso en el cual se invita a un grupo selecto de proveedores a presentar una oferta para participar en la licitación y se requiere que los participantes cumplan con ciertos requisitos específicos.
• Licitación electrónica: proceso en el cual las ofertas se presentan y se reciben a través de una plataforma en línea.

Procedimiento

A continuación se mencionan los pasos a seguir para llevar a cabo el proceso de licitación:

1. El ente contratante identifica las necesidades para luego determinar el servicio o los bienes solicitados; también se preparan las condiciones requeridas que se le otorgarán a los participantes. Estas condiciones mínimas deben acatarse y cumplirse si la empresa desea ser tenida en cuenta en las fases posteriores.
2. Las condiciones y servicios requeridos se plasman en un documento que debe ser claro y entendible para evitar malentendidos con los concursantes. En este documento se tienen en cuenta todos los detalles posibles sobre dicho proyecto, fechas de postulación, lugar, experiencia laboral mínima, etc.
3. Teniendo en cuenta el documento previamente realizado, se procede a publicitar el proyecto. El proceso de publicación puede hacerse por medios digitales o físicos, tales como periódicos, panfletos, publicaciones en sitios web, anuncios en radio o, dependiendo del tipo de licitación, pueden ser enviados directamente a la empresa convocada.
4. Una vez recibida la información del concurso, las empresas interesadas proceden a presentar sus ofertas teniendo en cuenta las condiciones establecidas por el ente contratador y ofreciendo ciertos márgenes de garantía.
5. Con base a todas las postulaciones recibidas, la entidad estudia de manera detallada cada una de las opciones presentadas. Esta labor requiere de un nivel de precisión riguroso, puesto que, al mínimo error, el concursante será descalificado automáticamente. Los concursantes que logran pasar este nivel serán tenidos en cuenta en un proceso de análisis posterior en el que se evaluará el contenido de las ofertas, y muchos otros factores determinantes que dependerán de las necesidades requeridas.
6. Una vez evaluadas y analizadas todas las propuestas presentadas, se procede a determinar qué empresa es óptima para adjudicar la contratación. Los postulados cuya oferta no haya sido aceptada serán notificados con el motivo o las circunstancias por las cuales no ganaron el proceso. Esta labor de notificación la realiza el ente contratador.

Ejemplos

A continuación se describen algunos ejemplos de licitaciones:

• La administración pública requiere la construcción de una autopista, por lo tanto, mediante una licitación, publicita dicha solicitud seguida de una serie de requisitos obligatorios a presentar. En el anuncio el Estado especifica toda la información referente a dicho concurso.
• El Estado requiere la construcción de un parque; por ende, mediante una licitación sin publicidad, el Estado se encarga de informar sobre los datos respectivos en la solicitud a las empresas seleccionadas. Este documento contiene toda la información referente al concurso.